Maverick Buying verursacht immense Mehrkosten

Mal eben kurz eine Bestellung an der Einkaufsabteilung vorbei zu tätigen, um (vermeintlich) Geld zu sparen: Maverick Buying kommt nicht nur in KMU, sondern auch in fast jedem größeren Unternehmen vor – auch wenn die Mitarbeiter meist darauf geschult sind, jeden Einkauf richtig abzuwickeln.

Zugegeben: Immer den Dienstweg einzuhalten, erfordert eine gewisse Disziplin; allerdings ergibt sich durch konsequentes Vermeiden von Maverick Buying ein enormes Sparpotential.

Bedeutung und Schaden von Maverick Buying

Im Supply Chain Management spricht man von Maverick Buying bzw. „wildem Einkauf“, wenn eine Abteilung Dienstleistungen oder Material selbstständig beschafft, ohne den (eigentlich zuständigen) Einkauf einzubeziehen. Namenspatron ist der texanische Rinderzüchter Samuel A. Maverick (1803-1870), der auf das Brandmarken seiner Rinder verzichtete; nicht gebrandmarkte Kälber bezeichnet man seither als „Mavericks“.

Am Einkauf vorbei einkaufen bedeutet also, die standardisierten Beschaffungswege zu umgehen. Laut einer Studie der österreichischen Unternehmensberatung Spring Procurement betrugt der Anteil von Maverick Buying an der gesamten Beschaffung bis zu 24 %; die befragten Unternehmen gaben an, dass dadurch um durchschnittlich bis zu 15 % höhere Einkaufskosten entstehen.

Gründe für „wilden Einkauf“

Unkontrollierte Beschaffung führt zu massiver Intransparenz. Viele Einkaufsleiter können weder den Umfang noch die Gründe richtig beziffern – als häufigste (vermutete) Gründe werden

  • fehlendes Bewusstsein der Mitarbeiter für Beschaffungsprozesse
  • Mangel an Vertrauen und Flexibilität in Beschaffungssystem und Lieferanten
  • akuter Bedarf
  • Unkenntnis der Total Cost of Ownership

genannt; die Mitarbeiter handeln also nicht aus Böswilligkeit, sondern um scheinbar umständliche Wege im Beschaffungsprozess abzukürzen und Bürokratie zu vermeiden.

Ineffizienter Einkauf als eigentliche Problemquelle

In den meisten Fällen deutet Maverick Buying also auf Verbesserungspotential im Einkauf hin – und ist gleichzeitig eine Chance, diese zu nutzen. Eine Unternehmensberatung für den Einkauf greift bestehende Schwächen auf und macht sie fruchtbar für eine individuelle, maßgeschneiderte Prozessoptimierung.

Strukturierter Einkauf schafft Abhilfe

Maverick 2

Am Anfang einer Beratung steht die Aufnahme der Ist-Situation: Die Überprüfung der Kontierung (Strukturierung der Kostenstellen und Materialgruppen) schafft eine erste Übersicht; direkte Gespräche und Interviews mit den Bedarfsträgern geben weiteren Aufschluss über bestehende Mängel – und decken Verbesserungspotentiale im Zuge einer Strukturierung des Einkaufs auf. Das Ergebnis ist ein effizienter Wareneinkauf, der sich durch

  • Transparenz der Prozesse
  • Durchführung von Preisvergleichen
  • Lieferantenmanagement und entsprechende Rahmenverträge
  • Bewusstsein für die Gesamtausgaben und Einkaufsvolumen
  • Vermeidung von Nachforderungen

auszeichnet und die Prozess- und Transaktionskosten minimiert.

Externe Partner entlasten das operative Geschäft

In aller Regel sind die zuständigen Fachabteilungen bereits durch das operative Tagesgeschäft ausgelastet, sodass für zeitintensive Umstellungsprozesse kaum Kapazitäten frei sind. Abhilfe verschafft die Einbindung externer Berater; dies bringt gleich mehrere Vorteile mit sich: Sie

  • stehen außerhalb des Personal- und Kompetenzgefüges
  • betrachten den Status quo unvoreingenommen
  • verfügen über das nötige Know-How für die Prozessoptimierung.

Idealerweise besitzt der Berater eine profunde Sachkompetenz in der jeweiligen Unternehmensbranche – so stärkt beispielsweise eine ausgewiesene Doppelkompetenz in den Bereichen Bau und Einkauf bei einem mittelständischen Bauunternehmen die Akzeptanz der Mitarbeiter für die bevorstehenden Neuerungen.

Keine Patentrezepte, sondern individuelle Einkaufsoptimierung

Weil die Gründe für Maverick Buying in jedem Unternehmen anders gelagert sind, gibt es auch keine Patentlösung. Am besten lässt sich die Einkaufsoptimierung im Rahmen eines Projekts umsetzen: Dieses ist eng mit dem Einkaufsmanager abzustimmen und umfasst verschiedene Lösungsansätze. Neben vielen kleinen Hebeln (Quick Wins) sind meist auch größere Maßnahmen wie z.B. die Einführung einer Einkaufssoftware und eine entsprechende Mitarbeiterschulung nötig, um einen langfristigen Effekt zu erzielen.

Einbindung der Führungskräfte und Mitarbeiter stärkt Erfolgsaussichten

Für einen nachhaltigen Projekterfolg ist unserer Erfahrung nach die gezielte Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern unerlässlich, da sie in einer höheren Akzeptanz resultiert. Unsere ganzheitliche Unternehmensberatung nimmt dabei auch psychodynamische Prozesse in den Fokus und baut gezielt Ängste ab. Dadurch erhöht sich die Erfolgsquote von Verbesserungsmaßnahmen erheblich, gleichzeitig wird Kompetenzgerangel vermieden.

Jedes unserer Beratungsprojekte beinhaltet daher auch ganz selbstverständlich eine umfangreiche Mitarbeiterschulung – und die Einführung bewährter Tools, die für kurze Wege und einen aktiven Bürokratieaufbau sorgen. Unser selbstentwickeltes Einkaufstool „Top Preise“ haben wir in der Vergangenheit bereits mehrfach erfolgreich eingesetzt; wie wir bei der Implementierung vorgehen, lesen Sie demnächst hier im Blog!

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